Secrétariat Particulier du Sous-Préfet de l'Arrondissement de Vichy H/F - 03

groupe RIFSEEP RIFSEEP / Catégorie C groupe 1

Vos activités principales:

Secrétariat particulier du Sous-Préfet:

- tenue des agendas, planifier RV, réunions, inaugurations, cérémonies;
- accueil téléphonique et physique des différents interlocuteurs du sous-préfet;
- suivi de la préparation journalière des dossiers tous évènements à l'agenda du sous-préfet ou de son représentant;
- instruction des dossiers de cérémonies patriotiques, voeux, visites communales et inaugurations;
- suivi et organisation des déjeuners, dîners, cocktails;
- relayer les instructions du sous-préfet aux différents interlocuteurs (internes et externes)
- suivi du courrier réservé et des dossiers traités par le sous-préfet;
- suivi des demandes relatives au sous-préfet

Missions secondaires:

- administration des crédits(services et résidence): commande et achats
- suivi régulier des budgets et des services faits
- pointage des relevés de cartes bancaires
- Contacts étroits avec les approvisionneurs et gestionnaires des dépenses.
- préparation des éléments de communication du sous-préfet
- médailles: suivi des propositions

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Deux pôles et une mission organisent l'activité de la sous-préfecture: le pôle «population», le pôle « territoires », et la mission «représentation de l'Etat»

Composition et effectifs du service

La sous-préfecture de Vichy compte 17 agents dont 4 agents de catégorie A, 4 de catégorie B, 7 agents de catégorie C et deux services civiques

Liaisons hiérarchiques

Le sous-préfet de l'arrondissement et la secrétaire générale

Liaisons fonctionnelles

La préfecture, les services de l'État compétents, les entreprises et artisans, les collectivités locales