Assistant - Assistante de Direction H/F - Ecole Kinesitherapie

L'Institut de Formation en Masso-Kinésithérapie de Vichy (IFMK Vichy) recherche, dans le cadre du renouvellement de son équipe administrative, un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner la Direction dans la gestion administrative, comptable et RH de l'Institut.

POURQUOI REJOINDRE L'IFMK VICHY ?
L'IFMK Vichy est un établissement d'enseignement supérieur (Association loi 1901 à but non lucratif) spécialisé dans la formation des futurs masseurs-kinésithérapeutes.
Vous serez amené(e) à intervenir sur des dossiers variés et à travailler avec de nombreux interlocuteurs internes et externes, dans un environnement professionnel où autonomie d'exécution, rigueur, sens des priorités, discrétion et confidentialité sont essentielles. Rattaché(e) directement à la Direction, vous occupez un poste polyvalent et transversal, au coeur du fonctionnement administratif de l'Institut. Vous êtes en relation avec les équipes administratives et pédagogiques, les étudiants, les organismes de tutelle, les partenaires institutionnels, les prestataires et les cabinets externes.

VOS MISSIONS

Secrétariat de Direction et gouvernance
- Assurer le secrétariat courant de la Direction : agenda, réunions, courriers, notes et documents professionnels ;
- Organiser et assurer le secrétariat des instances institutionnelles : Assemblée Générale, ICOGI et ses sections, Commission des Finances,...
- Participer au suivi des dossiers institutionnels et réglementaires, notamment en lien avec les organismes de tutelle et le Conseil Régional.

Gestion comptable et financière
- Assurer le suivi administratif de la comptabilité en lien avec la Direction et le cabinet d'expertise-comptable (facturation, virements, rapprochements bancaires,...) ;
- Participer à la préparation des budgets prévisionnels, des dossiers financiers et demandes de subventions, des comptes annuels et du Bilan Pédagogique et Financier ;

Gestion financière et administrative des dossiers étudiants
- Assurer le suivi des frais d'inscription et des règlements de scolarité (formation initiale et formations continues) ;
- Assurer le suivi des financements et dispositifs spécifiques : Bourses, CPF, France Travail, Transition Pro, Pass'Région, ;
- Assurer le suivi des dossiers « Solstiss » du Conseil Régional ;

Ressources Humaines
- Participer aux recrutements, organiser l'accueil administratif et l'intégration des nouveaux salariés ;
- Assurer la tenue et la mise à jour des dossiers individuels du personnel ;
- Collecter et transmettre les éléments variables de paie au cabinet d'expertise-comptable ;
- Assurer le suivi administratif des absences, congés, horaires, heures supplémentaires ou modulées, CET, ordres de mission et autorisations d'absence, arrêts de travail, visites médicales, entretiens annuels et professionnels, dossiers de formation continue... ;
- Assurer la veille et la tenue des documents obligatoires en matière de RH ;
- Participer à l'organisation matérielle des élections professionnelles du CSE.

Autres activités
- Contribuer à la démarche qualité et à la certification Qualiopi ;
- Participer ponctuellement à la surveillance des examens et aux événements de l'Institut ;
- Assurer la mise à jour des procédures et du calendrier des échéances administratives, comptables et RH.

LE PROFIL RECHERCHÉ
Vous êtes titulaire d'un Bac +2 minimum dans le domaine de l'assistanat de direction, de la gestion ou de la comptabilité
Une expérience professionnelle significative sur un poste similaire, associant gestion asministrative, comptable et RH.
Une connaissance de l'enseignement supérieur est un atout.

CONDITIONS D EXERCICE
Prise de poste en janvier 2027, un temps de formation en interne est prévu.
Amplitude horaire de 08h à 17h du lundi au vendredi

Experience: 5 An(s) - Sur un poste similaire

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Principes de base en comptabilité,Droit du travail,Législation sociale,Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de gestion administrative,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Rédiger un écrit professionnel,Rédiger un compte rendu de réunion,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Logiciels bureautiques
• Droit du travail
• Autonomie
• Rapprochement bancaire
• Compte-rendu
• Droit social
• Gestion des ressources financières
• Contrôle qualité
• Facturation
• Etablissement du compte d'exploitation
• Paie